נספח עיבוד מידע ואבטחת מידע

הנספח חל בין העסק שמשתמש בשירות הפקת המסמכים "רצף" ("השירות"; העסק – "בעל השליטה") לבין [שם החברה בע"מ] ("המחזיק"), על המידע האישי של לקוחות העסק שנשמר במערכת. הוא חלק מתנאי השימוש.

פרטי לקוחות העסק שמופיעים במסמכים (שם, מספר זהות או עוסק, כתובת, טלפון, אימייל, פרטי תשלום), ההסכמות לקבלת מסמכים ממוחשבים ויומן הפעולות. המטרה היחידה: הפקת המסמכים, שמירתם ומסירתם לפי הוראות העסק ולפי דיני המס. המחזיק לא משתמש במידע לשום מטרה אחרת.

המידע נשמר בבסיס הנתונים של השירות בשרתי Amazon Web Services באזור ישראל, עם גיבוי יומי מוצפן בישראל. העיבוד: שמירה, הפקת מסמכים וקבצים, העברה לפי הוראת העסק (למשל שליחת מסמך ללקוח או שידור לרשות המסים).

המחזיק מיישם את חובות האבטחה של תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), לפחות ברמה הבינונית: הרשאות לפי תפקיד, אימות דו-שלבי, הצפנה בתעבורה ובאחסון, יומני גישה, הפרדה בין עסקים, גיבויים, סקר סיכונים ומבדקי חדירות. עובדי המחזיק מחויבים בסודיות, והגישה שלהם למידע מוגבלת למה שנדרש לתמיכה.

ספקי המשנה הנוכחיים: Amazon Web Services (תשתית, בישראל). ספק משנה חדש יתווסף רק בהתחייבות לאותן חובות אבטחה, והעסק יקבל הודעה מראש.

על אירוע אבטחה חמור המחזיק מדווח מיד לבעל השליטה ולרשות להגנת הפרטיות. פעם בשנה לפחות המחזיק מוסר לבעלי השליטה דיווח על אופן קיום חובותיו לפי הנספח. [לפרט את הדיווח השנתי.]

הנספח בתוקף כל עוד העסק משתמש בשירות ובתקופת הארכיון שאחריה. בסיום, המידע נמסר לעסק בייצוא מלא. אחרי תקופת השמירה שהדין מחייב (7 שנים לפחות מתום שנת המס), ובהודעה מראש, המידע נמחק.